Politique de confidentialité

Qui nous sommes et qui est concerné

Customs Declare est exploité par Growth Data, 14 Meeshea Street, Race Course, Accra, Ghana (« nous »), responsable des données personnelles décrites ici. Cette politique concerne les personnes qui utilisent la plateforme avec un identifiant (membres d'un espace de travail), celles qui commencent une inscription, les visiteurs de customsdeclare.com et toute personne qui nous écrit.

Ce que nous collectons

• Données de compte : adresse e-mail, prénom et nom, rôle et -- pour les comptes avec mot de passe -- une empreinte irréversible de votre mot de passe (jamais le mot de passe lui-même). Si vous vous connectez avec Google, nous conservons l'identifiant Google de votre compte, jamais votre mot de passe Google.
• Inscription et acceptation : les versions de nos Conditions d'utilisation et de cette Politique de confidentialité que vous avez acceptées à l'inscription, et la date de cette acceptation.
• Données de l'espace de travail : nom de l'entreprise, nom et e-mail du contact, et pays depuis lequel l'espace a été créé. Ce pays est déterminé automatiquement à partir de votre adresse IP d'inscription et sert uniquement à appliquer la tarification régionale.
• Documents et données d'expédition : factures, listes de colisage et données qui en sont extraites (expéditeur, destinataire, marchandises, valeurs, codes SH, déclarations), qu'ils arrivent par le tableau de bord, l'API ou une boîte mail connectée. Ils peuvent contenir des données personnelles de vos partenaires commerciaux et contacts ; vous devez avoir le droit de nous les transmettre.
• Paramètres d'intégration : identifiants des services que vous connectez (QuickBooks, NetSuite, une boîte mail) et secrets de signature des webhooks, stockés chiffrés.
• Données de facturation : votre forfait, votre solde prépayé et les références de paiement de Paystack. Nous ne voyons ni ne stockons jamais votre numéro de carte complet.
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur et adresse de la page demandée dans les journaux d'accès de nos serveurs ; adresses IP conservées brièvement en mémoire pour appliquer les limites de débit ; heures de connexion ; et les cookies décrits dans notre Politique relative aux cookies. Ce que vous saisissez dans la recherche publique de codes SH ou le calculateur de droits n'est lié à aucun compte, mais fait partie de l'adresse demandée et apparaît donc dans ces journaux.

Comment et pourquoi nous les utilisons

• Pour fournir le service auquel vous avez souscrit (exécution de notre contrat) : comptes, traitement des documents, déclarations, intégrations, facturation et e-mails de service.
• Pour sécuriser et faire fonctionner la plateforme (notre intérêt légitime) : prévention des abus, limites de débit, journaux d'accès, sauvegardes et dépannage.
• Pour respecter nos obligations légales, comme la conservation des déclarations déposées et des données de facturation pendant les durées requises.
• Pour enregistrer votre acceptation de nos Conditions d'utilisation et de cette politique.

Nous ne vendons pas de données personnelles, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et n'utilisons aucun outil d'analyse ni de suivi sur ce site.

Avec qui nous les partageons

Ces sous-traitants traitent des données pour notre compte, chacun dans un but précis :

• Cloudflare -- diffuse et protège notre site et notre API. Tout le trafic vers ceux-ci transite par le réseau de Cloudflare, y compris votre adresse IP.
• Hetzner -- héberge nos serveurs, notre base de données, le stockage des documents téléversés et les sauvegardes, à Falkenstein, en Allemagne.
• Anthropic (API Claude) -- lit le contenu des documents téléversés pour en extraire et valider les données d'expédition et douanières.
• Paystack -- traite les paiements d'abonnement et Pay-Per-Use.
• Mailgun -- envoie nos e-mails (vérification, réinitialisation du mot de passe, invitations, notifications, reçus), depuis sa région américaine.
• Google -- uniquement si vous choisissez « Continuer avec Google » ; gère cette étape de connexion.
• ipwho.is -- associe votre adresse IP d'inscription à un pays pour la tarification régionale ; nous ne conservons pas l'adresse IP brute.

Si vous connectez QuickBooks (Intuit), NetSuite (Oracle), une boîte mail ou un webhook, des données sont échangées avec ce service sur votre instruction, selon ses propres conditions et sa politique de confidentialité.

Lorsqu'un sous-traitant traite des données hors de votre pays, nous nous appuyons sur les Clauses contractuelles types (CCT) comme garantie de transfert.

Durée de conservation

• Déclarations en douane déposées : 5 ans après le dépôt, pour couvrir les obligations de conservation des pays de destination.
• Données de compte et d'espace de travail : tant que votre espace est actif. Après une demande de suppression, l'effacement complet intervient sous 30 jours, sauf pour les déclarations déposées encore dans leur période de conservation.
• Inscriptions inachevées : si vous commencez une inscription sans la terminer, les informations saisies sont conservées jusqu'à ce que vous vous réinscriviez avec la même adresse e-mail ou nous demandiez de les supprimer.
• Journaux d'accès des serveurs : jusqu'à 90 jours.
• Sauvegardes de la base de données : 4 jours.

Sécurité

Le trafic est chiffré en transit, les espaces de travail sont isolés les uns des autres au niveau de la base de données et les identifiants d'intégration sont chiffrés au repos. Notre page Sécurité décrit les mesures en place.

Vos droits

Vous pouvez télécharger une copie des données personnelles liées à votre compte, ou demander la suppression de votre compte, à tout moment depuis Compte → Confidentialité et données une fois connecté. Une demande de suppression retire immédiatement votre accès ; certains enregistrements pouvant relever des durées de conservation ci-dessus, l'effacement complet a lieu après une vérification manuelle plutôt qu'instantanément. Selon votre lieu de résidence, vous pouvez aussi avoir le droit de faire rectifier, limiter ou vous opposer au traitement de vos données -- contactez-nous pour exercer ces droits. Vous pouvez également déposer une plainte auprès d'une autorité de protection des données, comme la Data Protection Commission du Ghana ou l'autorité de votre pays.

Enfants

Customs Declare est un outil professionnel qui ne s'adresse pas aux enfants et n'est pas sciemment utilisé par eux.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique en fonction de l'évolution de nos services ou de la loi. Chaque mise à jour est publiée ici avec une nouvelle date de « Dernière mise à jour », et nous informons les administrateurs des espaces de travail des changements importants avant leur entrée en vigueur. Les nouvelles inscriptions acceptent la version en vigueur au moment de l'inscription.

Contact

Questions sur cette politique : support@customsdeclare.com.