Gardez la rigueur de votre tableur. Supprimez la ressaisie.
Un bon classeur d'expédition suit déjà les bonnes données. Customs Declare les regroupe sur une même expédition, lit les documents pour que vous n'ayez plus à les ressaisir, et contrôle ce qu'une colonne ne peut pas contrôler.
Votre facture peut rester dans Excel
Si vous établissez vos factures et listes de colisage dans un classeur, enregistrez-les ou imprimez-les en PDF, puis importez ce fichier. Une photo nette convient aussi. Les formats acceptés sont PDF, JPG et PNG, jusqu'à 50 Mo. Rien n'est ressaisi : la facture est lue, et vous vérifiez ce qui a été lu.
Les colonnes de votre tableur, sur une expédition
Chaque fonction ci-dessous se trouve sur la page de l'expédition. À gauche, ce que fait un classeur type ; à droite, ce que fait l'expédition à la place.
- 1
Chaque envoi a sa propre fiche
Dans le tableur
Une ligne par envoi : numéro de commande, itinéraire, mode, conditions, notes.
Sur l'expédition
Une expédition regroupe la référence, le mode de transport, l'origine, la destination, l'Incoterm et votre rôle (exportateur, transitaire, commissionnaire en douane ou importateur). Tout le reste en dépend. Si vous la créez à partir d'une facture, l'itinéraire et l'Incoterm sont renseignés à partir de celle-ci.
- 2
Lignes de facture lues, pas ressaisies
Dans le tableur
Lignes de facture recopiées dans des colonnes, codes SH recherchés dans un autre onglet.
Sur l'expédition
Importez la facture en PDF, JPG ou PNG. Les parties, les lignes, les quantités, les valeurs, la devise et l'Incoterm sont extraits, et chaque ligne reçoit un code SH proposé avec un score de confiance. Les chiffres lus sur la facture sont verrouillés ; tout ce qui apparaît en rouge peut être corrigé.
- 3
Droits et TVA à partir de données tarifaires actuelles
Dans le tableur
Un tableau tarifaire collé il y a des mois, avec une RECHERCHEV par-dessus.
Sur l'expédition
Les droits et la TVA sont calculés à partir des données tarifaires détenues pour 161 destinations, avec un taux préférentiel lorsqu'un accord commercial s'applique (109 destinations). Des taux de lignes tarifaires nationales sont détenus pour 23 d'entre elles ; pour les autres, le taux est celui de la base SH à 6 chiffres. Le résultat est indiqué comme une estimation, avec sa source et sa date.
- 4
Une valeur en douane calculée correctement
Dans le tableur
Une cellule qui ajoute le fret et l'assurance à la valeur des marchandises, en espérant que l'Incoterm a été bien traité.
Sur l'expédition
La valeur en douane correspond à la valeur des marchandises, majorée du fret et de l'assurance lorsque l'Incoterm ne les inclut pas. Ces montants proviennent de la facture ou des frais enregistrés sur l'expédition. Si l'un d'eux manque, il est exclu, signalé en rouge, et la valeur est affichée comme « au moins » ce montant.
- 5
Une liste de contrôle adaptée à la destination
Dans le tableur
Une colonne de coches : facture, liste de colisage, connaissement, certificat d'origine, autorisations.
Sur l'expédition
« Prêt à déposer » indique ce qui bloque le dépôt (rouge), ce que vous devez confirmer (orange) et ce que nous ne pouvons pas vérifier (gris). Lorsque la destination publie sa propre liste de documents, celle-ci est utilisée (178 destinations) ; lorsque nous n'en avons aucune, le système l'indique. Une liste des exigences ajoute les autorisations, licences et contrôles enregistrés pour l'itinéraire.
- 6
Des documents comparés entre eux
Dans le tableur
Comparer à l'œil la liste de colisage avec le connaissement : poids, colis, numéros de conteneur.
Sur l'expédition
Les contrôles croisés comparent les noms des parties, le numéro de facture, le poids brut, les colis, les conteneurs et le pays d'origine sur l'ensemble des documents. Les poids concordent à 2 % ou 1 kg près, et les numéros de conteneur et de lettre de transport aérien sont vérifiés à l'aide de leur chiffre de contrôle. Il s'agit uniquement d'un avis : ces contrôles ne bloquent jamais l'approbation.
- 7
Un contrôle de prix sur chaque ligne
Dans le tableur
Un pressentiment qu'un prix unitaire semble trop bas.
Sur l'expédition
Une alerte consultative de risque de valorisation compare chaque ligne de facture facturée au poids avec la valeur FOB unitaire médiane mondiale du même produit à 6 chiffres (CEPII BACI, 2024), et signale tout prix inférieur à 25 % de cette médiane. Il s'agit de notre propre règle empirique, et non d'une règle douanière.
- 8
Frais par expédition, par devise
Dans le tableur
Colonnes de fret, manutention, stockage, honoraires d'agence et débours, totalisées à la main dans plusieurs devises.
Sur l'expédition
Enregistrez chaque ligne de frais avec un montant et une devise. Les totaux sont présentés par devise et ne sont jamais convertis. Une erreur est annulée, et non supprimée, afin que l'historique reste complet ; un relevé imprimable liste les frais actifs.
- 9
Droits liquidés et droits payés
Dans le tableur
Une colonne « payé ? » et une note indiquant qui a avancé quoi.
Sur l'expédition
Enregistrez ce que la douane a liquidé (avec le numéro et la date de l'avis) et ce qui a été payé (avec le reçu, et l'indication de la partie ayant payé : importateur ou transitaire). Vous voyez les montants liquidés, payés, avancés et restant dus par devise. Vous les saisissez à partir de vos documents ; rien n'est relié à un système douanier.
- 10
Demandes de la douane avec une date de réponse
Dans le tableur
Un courriel signalé en rouge et une note dans une cellule : « la douane demande X, répondre avant vendredi ».
Sur l'expédition
Enregistrez chaque demande, mise en attente ou visite auprès du bureau des douanes, avec la référence et la date limite de réponse, puis votre réponse. Un dossier ouvert au-delà de sa date affiche « En retard ». Une seule liste présente tous les dossiers de vos expéditions, les retards en premier.
- 11
L'avancement que votre client peut suivre
Dans le tableur
Une colonne de statut, des dates de chargement, de départ et d'arrivée, et un courriel hebdomadaire « où en est-il ? ».
Sur l'expédition
Enregistrez les jalons au fil du déplacement de la marchandise et tenez le statut à jour. Partagez avec votre client un lien de suivi en lecture seule : il n'affiche que la référence, l'itinéraire, le statut et les dates des jalons. Les collègues peuvent choisir de recevoir des mises à jour par courriel. Les navires et les vols ne sont pas suivis automatiquement.
- 12
La réservation transporteur en un seul endroit
Dans le tableur
Transporteur, navire, ETD, ETA et dates limites dans des colonnes libres.
Sur l'expédition
Une réservation par expédition : transporteur, référence de réservation, navire ou vol et voyage, ports, ETD et ETA, ainsi que les dates limites de remise de la marchandise et des documents, affichées dans votre propre fuseau horaire. Vous la saisissez ; elle n'est pas vérifiée auprès du transporteur et il n'y a pas de rappels pour les dates limites.
- 13
Une seule liste d'importateurs, appariée automatiquement
Dans le tableur
Un onglet d'importateurs et de numéros fiscaux, orthographiés de trois façons différentes.
Sur l'expédition
Enregistrez chaque importateur une seule fois, avec son pays, son numéro fiscal ou d'immatriculation et ses variantes de nom. Les factures sont rapprochées par numéro fiscal lorsque les deux en possèdent un, sinon par nom ou variante plus pays, et une expédition n'accepte que les factures dont l'acheteur correspond.
- 14
Une trace de chaque modification
Dans le tableur
Une cellule écrasée, et personne ne se souvient par qui.
Sur l'expédition
Une correction apportée à un chiffre déclaré conserve l'ancienne valeur, la nouvelle valeur et votre motif. Une personne approuve chaque déclaration, et la réouverture d'une facture approuvée est enregistrée. Le journal d'activité de l'expédition indique qui a fait quoi et quand.
- 15
La déclaration elle-même
Dans le tableur
Recopier les valeurs dans le formulaire de chaque pays, puis les traduire dans sa langue.
Sur l'expédition
Un PDF de déclaration d'importation dans la langue et sur le formulaire de la destination, et un PDF d'exportation dans votre propre langue, à partir des données approuvées, dans l'une des 75 langues disponibles. La liste de colisage, l'instruction d'expédition et un projet de demande de certificat d'origine avec filigrane peuvent aussi être générés.
Les données sous-jacentes, à ce jour
Un classeur n'est aussi à jour que son dernier collage. Voici les chiffres actuellement détenus dans Customs Declare.
161
destinations avec des taux de droits NPF réels
109
destinations avec un taux préférentiel
23
destinations dotées de taux de lignes tarifaires nationales (8 à 10 chiffres)
161
destinations avec des taux de TVA
178
destinations avec une liste de documents justificatifs
183
destinations avec des règles d'importation enregistrées
75
langues de déclaration
À savoir
- Les fichiers de tableur ne peuvent pas être importés : les fichiers .xlsx et .csv ne sont pas acceptés. Les factures et les documents justificatifs doivent être fournis en PDF, JPG ou PNG.
- Il n'existe pas d'export en un clic de votre liste d'expéditions vers Excel ou CSV. Les déclarations approuvées peuvent être envoyées à QuickBooks Online, NetSuite ou à votre propre webhook.
- Les frais, paiements, jalons, réservations et dossiers douaniers sont saisis par vous. Rien n'est relié à un système douanier, à un transporteur ou à une banque.
- Les droits et la TVA sont des estimations fondées sur les taux publiés : à la ligne tarifaire nationale lorsque nous la détenons, et à la base SH à 6 chiffres dans le cas contraire. La douane fixe le montant réel après votre dépôt.
- Rien n'est déposé à votre place. Une personne approuve chaque déclaration, et vous la soumettez vous-même ou par l'intermédiaire de votre commissionnaire en douane.
Une façon de commencer sans risque
- 1.Choisissez une expédition en cours et gardez la ligne de votre tableur à côté pendant la première semaine.
- 2.Créez l'expédition, ou partez de la facture, puis importez le PDF de la facture.
- 3.Ajoutez la liste de colisage et le connaissement maritime ou la lettre de transport aérien, puis consultez le panneau « Prêt à déposer ».
- 4.Enregistrez le fret, les frais et les jalons sur l'expédition au lieu de nouvelles colonnes, et comparez avec votre feuille.
Essayez sur un seul envoi
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Fondé sur des données douanières officielles, citées en intégralité
Les nomenclatures, tarifs et accords proviennent de l'OMD, d'UN Comtrade, d'Eurostat, de l'USITC, du HMRC et des administrations douanières de Chine, d'Inde, des Émirats arabes unis, du Brésil, de Türkiye, d'Égypte et d'autres. Nous citons chaque source et indiquons ce que nous avons modifié.
- WCO
- UN Comtrade
- Eurostat
- USITC
- UK HMRC / DBT
- State Council Tariff Commission (CN)
- CBIC (India)
- Dubai Customs
- Siscomex (Brazil)
- Resmî Gazete (Türkiye)
- Egyptian Customs
- ECOWAS
- EAC
- World Bank WITS
- UNCTAD TRAINS
- AfCFTA Secretariat
- Eurasian Economic Commission
- CEPII
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