Mantenha a disciplina da sua folha de cálculo. Elimine a reintrodução de dados.

As colunas da sua folha de cálculo, numa expedição

Cada função abaixo está na página da expedição. Do lado esquerdo está o que uma folha de cálculo típica faz; do lado direito, o que a expedição faz em vez disso.

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   Cada remessa tem o seu próprio registo

   Na folha de cálculo

   Uma linha por remessa: número de PO, rota, modo, condições, notas.

   Na expedição

   Uma expedição inclui a referência, o modo de transporte, a origem, o destino, o Incoterm e o seu papel (exportador, transitário, despachante aduaneiro ou importador). Tudo o resto depende dela. Ao iniciar uma expedição a partir de uma fatura, a rota e o Incoterm são preenchidos a partir da fatura.

2. 2

   Linhas da fatura lidas, não reescritas

   Na folha de cálculo

   Linhas da fatura reescritas em colunas, códigos HS procurados noutro separador.

   Na expedição

   Carregue a fatura em PDF, JPG ou PNG. As partes, as linhas, as quantidades, os valores, a moeda e o Incoterm são lidos, e cada linha recebe um código HS proposto com uma pontuação de confiança. Os valores lidos da fatura ficam bloqueados; tudo o que aparece a vermelho pode ser corrigido por si.

3. 3

   Direitos e IVA a partir de dados pautais atualizados

   Na folha de cálculo

   Uma tabela pautal colada há meses, com um VLOOKUP sobre ela.

   Na expedição

   O direito e o IVA são calculados a partir de dados pautais disponíveis para 161 destinos, com uma taxa preferencial sempre que se aplica um acordo comercial (109 destinos). As taxas da linha pautal nacional estão disponíveis para 23 deles; para os restantes, a taxa é a da base HS de 6 dígitos. O resultado é identificado como estimativa, com a sua fonte e data.

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   Um valor aduaneiro calculado corretamente

   Na folha de cálculo

   Uma célula que soma o frete e o seguro ao valor da mercadoria, e a esperança de que o Incoterm tenha sido bem tratado.

   Na expedição

   O valor aduaneiro é o valor da mercadoria mais o frete e o seguro quando o Incoterm não os inclui. Estes provêm da fatura ou dos encargos registados na expedição. Se algum estiver em falta, fica de fora, assinalado a vermelho, e o valor é apresentado como "pelo menos" esse montante.

5. 5

   Uma lista de verificação que conhece o destino

   Na folha de cálculo

   Uma coluna de marcas: fatura, lista de embalagem, conhecimento de embarque, certificado de origem, licenças.

   Na expedição

   Pronto para apresentar lista o que bloqueia a submissão (vermelho), o que deve confirmar (âmbar) e o que não conseguimos verificar (cinzento). Quando o destino publica a sua própria lista de documentos, essa lista é usada (178 destinos); quando não temos nenhuma, o sistema indica-o. Uma lista de requisitos acrescenta as autorizações, licenças e inspeções registadas para a rota.

6. 6

   Documentos comparados entre si

   Na folha de cálculo

   Confrontar a lista de embalagem com o conhecimento de embarque a olho: pesos, volumes, números de contentor.

   Na expedição

   As verificações cruzadas comparam os nomes das partes, o número da fatura, o peso bruto, os volumes, os contentores e o país de origem em todos os documentos. Os pesos coincidem dentro de 2% ou 1 kg, e os números de contentor e de carta de porte aéreo são verificados pelo respetivo dígito de controlo. Apenas consultivo: nunca bloqueiam a aprovação.

7. 7

   Uma verificação de preço em cada linha

   Na folha de cálculo

   A suspeita de que um preço unitário parece baixo demais.

   Na expedição

   Uma linha consultiva de risco de valoração compara cada linha de fatura faturada por peso com o valor unitário FOB mediano mundial para o mesmo produto de 6 dígitos (CEPII BACI, 2024) e assinala qualquer linha abaixo de 25% desse valor. É uma regra prática nossa, não uma regra aduaneira.

8. 8

   Custos por expedição, por moeda

   Na folha de cálculo

   Colunas de frete, manuseamento, armazenagem, comissão de agente e despesas, somadas à mão em moedas misturadas.

   Na expedição

   Registe cada linha de custo com um montante e uma moeda. Os totais são apresentados por moeda e nunca convertidos. Um erro é anulado, não eliminado, para que o registo fique completo, e um extrato imprimível lista os encargos ativos.

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   Direitos liquidados e direitos pagos

   Na folha de cálculo

   Uma coluna "pago?" e uma nota sobre quem adiantou o quê.

   Na expedição

   Registe o que a alfândega liquidou (com o número e a data do aviso) e o que foi pago (com o recibo, e se o pagamento foi feito pelo importador ou pelo transitário). Vê o montante liquidado, pago, adiantado e em dívida por moeda. Introduz os dados a partir dos seus documentos; não estão ligados a nenhum sistema aduaneiro.

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    Pedidos das alfândegas com data de resposta

    Na folha de cálculo

    Um e-mail assinalado a vermelho e uma nota numa célula: "a alfândega pediu X, responder até sexta-feira".

    Na expedição

    Registe cada pedido, retenção ou inspeção com a estância aduaneira, a referência e a data limite de resposta, e depois a sua resposta. Um processo em aberto ultrapassado o prazo aparece como Em atraso. Uma única lista mostra todos os processos das suas expedições, primeiro os em atraso.

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    Progresso que o seu cliente pode acompanhar

    Na folha de cálculo

    Uma coluna de estado, datas de carregamento, partida e chegada, e um e-mail semanal "onde está?".

    Na expedição

    Registe os marcos à medida que a carga se move e mantenha o estado atualizado. Partilhe com o seu cliente uma ligação de acompanhamento só de leitura: mostra apenas a referência, a rota, o estado e as datas dos marcos. Os colegas podem optar por receber atualizações por e-mail. Navios e voos não são acompanhados automaticamente.

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    A reserva do transportador num só lugar

    Na folha de cálculo

    Transportador, navio, ETD, ETA e prazos-limite em colunas livres.

    Na expedição

    Uma reserva por expedição: transportador, referência de reserva, navio ou voo e viagem, portos, ETD e ETA, e os prazos-limite de entrega da carga e dos documentos, apresentados no seu próprio fuso horário. Introduz os dados; não são verificados junto do transportador e não há lembretes dos prazos-limite.

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    Uma lista única de importadores, com correspondência automática

    Na folha de cálculo

    Um separador de importadores e números fiscais, escritos de três formas diferentes.

    Na expedição

    Guarde cada importador uma só vez, com o país, o número fiscal ou de registo e os nomes alternativos. As faturas são associadas pelo número de identificação fiscal quando ambos o têm; caso contrário, pelo nome ou nome alternativo mais o país, e uma expedição só aceita faturas cujo comprador corresponda.

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    Um rasto para cada alteração

    Na folha de cálculo

    Uma célula sobrescrita, e ninguém se lembra de quem o fez.

    Na expedição

    Uma correção a um valor declarado mantém o valor antigo, o novo valor e o seu motivo. Uma pessoa aprova cada declaração, e a reabertura de uma fatura aprovada fica registada. O registo de atividade da expedição mostra quem fez o quê e quando.

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    A própria declaração

    Na folha de cálculo

    Copiar valores para o formulário de cada país e depois traduzi-los para a respetiva língua.

    Na expedição

    Um PDF da declaração de importação na língua e no formulário do destino, e um PDF de exportação na sua língua, a partir dos dados aprovados, em qualquer um dos 75 idiomas. Também podem ser gerados a lista de embalagem, a instrução de expedição e um rascunho de pedido de certificado de origem com marca de água.