Datenschutzerklärung

Wer wir sind und für wen diese Erklärung gilt

Customs Declare wird von Growth Data, 14 Meeshea Street, Race Course, Accra, Ghana („wir“) betrieben, die für die hier beschriebenen personenbezogenen Daten verantwortlich ist. Diese Erklärung gilt für Personen, die die Plattform mit einem Login nutzen (Mitglieder von Arbeitsbereichen), Personen, die eine Registrierung beginnen, Besucher von customsdeclare.com sowie alle, die uns eine E-Mail schreiben.

Welche Daten wir erheben

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Rolle und -- bei Konten mit Passwort -- ein nicht umkehrbarer Hash Ihres Passworts (nie das Passwort selbst). Wenn Sie sich mit Google anmelden, speichern wir die Google-Kennung Ihres Kontos, nie Ihr Google-Passwort.
• Registrierung und Zustimmung: die Versionen unserer Nutzungsbedingungen und dieser Datenschutzerklärung, denen Sie bei der Registrierung zugestimmt haben, und der Zeitpunkt der Zustimmung.
• Daten des Arbeitsbereichs: Firmenname, Name und E-Mail des Ansprechpartners sowie das Land, aus dem der Arbeitsbereich registriert wurde. Dieses Land wird automatisch aus Ihrer Registrierungs-IP ermittelt und nur für regionale Preise verwendet.
• Dokumente und Sendungsdaten: Rechnungen, Packlisten und die daraus extrahierten Daten (Versender, Empfänger, Waren, Werte, HS-Codes, Anmeldungen), unabhängig davon, ob sie über das Dashboard, die API oder ein verbundenes Postfach eingehen. Sie können personenbezogene Daten Ihrer Handelspartner und Kontakte enthalten; Sie sind dafür verantwortlich, diese mit uns teilen zu dürfen.
• Integrationseinstellungen: Zugangsdaten für von Ihnen verbundene Dienste (QuickBooks, NetSuite, ein E-Mail-Postfach) und Webhook-Signaturgeheimnisse, verschlüsselt gespeichert.
• Abrechnungsdaten: Ihr Tarif, Ihr Prepaid-Guthaben und Zahlungsreferenzen von Paystack. Ihre vollständige Kartennummer sehen oder speichern wir nie.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp und aufgerufene Seitenadresse in den Zugriffsprotokollen unserer Server; IP-Adressen, die kurz im Arbeitsspeicher gehalten werden, um Ratenbegrenzungen durchzusetzen; Anmeldezeiten; sowie die in unserer Cookie-Richtlinie beschriebenen Cookies. Eingaben in die öffentliche HS-Code-Suche oder den Zollrechner werden keinem Konto zugeordnet, sind aber Teil der aufgerufenen Adresse und erscheinen daher in diesen Protokollen.

Wie und warum wir sie verwenden

• Um den Dienst zu erbringen, für den Sie sich registriert haben (Erfüllung unseres Vertrags): Konten, Dokumentverarbeitung, Anmeldungen, Integrationen, Abrechnung und Service-E-Mails.
• Um die Plattform sicher und funktionsfähig zu halten (unser berechtigtes Interesse): Missbrauchsvermeidung, Ratenbegrenzung, Zugriffsprotokolle, Sicherungen und Fehlerbehebung.
• Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa die Aufbewahrung eingereichter Anmeldungen und Abrechnungsunterlagen für die vorgeschriebenen Zeiträume.
• Um Ihre Zustimmung festzuhalten zu unseren Nutzungsbedingungen und dieser Erklärung.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, nutzen sie nicht für Werbung und setzen auf dieser Website keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge ein.

An wen wir sie weitergeben

Diese Auftragsverarbeiter verarbeiten Daten in unserem Auftrag, jeweils für einen bestimmten Zweck:

• Cloudflare -- liefert und schützt unsere Website und API. Der gesamte Datenverkehr dorthin läuft über das Netzwerk von Cloudflare, einschließlich Ihrer IP-Adresse.
• Hetzner -- hostet unsere Server, Datenbank, den Speicher für hochgeladene Dokumente und die Sicherungen in Falkenstein, Deutschland.
• Anthropic (Claude-API) -- liest den Inhalt hochgeladener Dokumente, um Sendungs- und Zolldaten zu extrahieren und zu prüfen.
• Paystack -- wickelt Abonnement- und Pay-Per-Use-Zahlungen ab.
• Mailgun -- versendet unsere E-Mails (Bestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Einladungen, Benachrichtigungen, Belege) aus seiner US-Region.
• Google -- nur wenn Sie „Mit Google fortfahren“ wählen; übernimmt diesen Anmeldeschritt.
• ipwho.is -- ordnet Ihre Registrierungs-IP einem Land für regionale Preise zu; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht.

Wenn Sie QuickBooks (Intuit), NetSuite (Oracle), ein E-Mail-Postfach oder einen Webhook verbinden, werden Daten auf Ihre Anweisung mit diesem Dienst ausgetauscht, nach dessen eigenen Bedingungen und Datenschutzbestimmungen.

Wenn ein Auftragsverarbeiter Daten außerhalb Ihres Landes verarbeitet, stützen wir uns auf Standardvertragsklauseln (SCC) als Übermittlungsgarantie.

Wie lange wir sie aufbewahren

• Eingereichte Zollanmeldungen: 5 Jahre nach der Einreichung, um die Aufbewahrungspflichten der Bestimmungsländer abzudecken.
• Konto- und Arbeitsbereichsdaten: solange Ihr Arbeitsbereich aktiv ist. Nach einem Löschantrag schließen wir die vollständige Löschung innerhalb von 30 Tagen ab, ausgenommen eingereichte Anmeldungen, die noch ihrer Aufbewahrungsfrist unterliegen.
• Nicht abgeschlossene Registrierungen: Wenn Sie eine Registrierung beginnen, aber nicht abschließen, bleiben Ihre Angaben gespeichert, bis Sie sich erneut mit derselben E-Mail registrieren oder uns um Löschung bitten.
• Server-Zugriffsprotokolle: bis zu 90 Tage.
• Datenbanksicherungen: 4 Tage.

Sicherheit

Der Datenverkehr ist bei der Übertragung verschlüsselt, Arbeitsbereiche sind auf Datenbankebene voneinander getrennt, und Integrationszugangsdaten sind im Ruhezustand verschlüsselt. Unsere Sicherheitsseite beschreibt die getroffenen Maßnahmen.

Ihre Rechte

Sie können jederzeit angemeldet unter Konto → Datenschutz & Daten eine Kopie der mit Ihrem Konto verbundenen personenbezogenen Daten herunterladen oder die Löschung Ihres Kontos beantragen. Ein Löschantrag entzieht Ihnen sofort den Zugang; da einige Datensätze unter die obigen Aufbewahrungsfristen fallen können, erfolgt die vollständige Löschung nach einer manuellen Prüfung statt sofort. Je nach Wohnort haben Sie möglicherweise auch das Recht auf Berichtigung, Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung -- kontaktieren Sie uns, um diese Rechte auszuüben. Sie können sich zudem bei einer Datenschutzbehörde beschweren, etwa bei der Data Protection Commission Ghanas oder der Behörde Ihres Wohnsitzlandes.

Kinder

Customs Declare ist ein Werkzeug für Unternehmen und richtet sich nicht an Kinder, noch wird es wissentlich von ihnen genutzt.

Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste oder die Rechtslage ändern. Jede Aktualisierung wird hier mit neuem Datum unter „Zuletzt aktualisiert“ veröffentlicht, und über wesentliche Änderungen informieren wir die Administratoren der Arbeitsbereiche, bevor sie wirksam werden. Neue Registrierungen akzeptieren die zum Zeitpunkt der Registrierung geltende Fassung.

Kontakt

Fragen zu dieser Erklärung: support@customsdeclare.com.