Mantenga la disciplina de su hoja de cálculo. Elimine la reescritura de datos.
Una buena hoja de envíos ya registra lo que importa. Customs Declare reúne esos datos en un solo envío, lee los documentos para que no tenga que volver a escribirlos y revisa lo que una columna no puede revisar.
Su factura puede seguir en Excel
Si elabora facturas y listas de empaque en una hoja de cálculo, guárdelas o imprímalas como PDF y suba ese archivo. Una foto nítida también sirve. Los formatos aceptados son PDF, JPG y PNG, de hasta 50 MB. No hay que volver a escribir nada: la factura se lee y usted revisa lo que se ha leído.
Las columnas de su hoja de cálculo, en un envío
Cada función que aparece a continuación está en la página del envío. El lado izquierdo muestra lo que hace una hoja de cálculo típica; el lado derecho muestra lo que hace el envío en su lugar.
- 1
Cada envío tiene su propio registro
En la hoja de cálculo
Una fila por envío: número de pedido, ruta, modo, condiciones, notas.
En el envío
Un envío recoge la referencia, el modo de transporte, el origen, el destino, el Incoterm y su función (exportador, agente de carga, agente de aduanas o importador). Todo lo demás depende de él. Si lo crea a partir de una factura, la ruta y el Incoterm se completan con los datos de la factura.
- 2
Las líneas de factura se leen, no se reescriben
En la hoja de cálculo
Líneas de factura copiadas a columnas, códigos HS buscados en otra pestaña.
En el envío
Suba la factura en PDF, JPG o PNG. Se leen las partes, las líneas, las cantidades, los valores, la divisa y el Incoterm, y cada línea recibe un código HS propuesto con una puntuación de confianza. Las cifras leídas de la factura quedan bloqueadas; lo que aparece en rojo se puede corregir.
- 3
Derechos y VAT a partir de datos arancelarios actualizados
En la hoja de cálculo
Una tabla arancelaria pegada hace meses, con un BUSCARV encima.
En el envío
El arancel y el IVA se calculan a partir de datos arancelarios de 161 destinos, con una tasa preferencial donde se aplica un acuerdo comercial (109 destinos). Las tasas de líneas arancelarias nacionales se mantienen para 23 de ellos; para el resto, la tasa corresponde a la base HS de 6 dígitos. El resultado se etiqueta como estimación, con su fuente y fecha.
- 4
Un valor en aduana calculado correctamente
En la hoja de cálculo
Una celda que suma el flete y el seguro al valor de la mercancía, y la esperanza de que el Incoterm se haya tenido en cuenta.
En el envío
El valor en aduana es el valor de la mercancía más el flete y el seguro cuando el Incoterm no los incluye. Se toman de la factura o de los cargos registrados en el envío. Si falta alguno, se deja fuera, se marca en rojo y el valor se muestra como "al menos" esa cifra.
- 5
Una lista de verificación que conoce el destino
En la hoja de cálculo
Una columna de marcas: factura, lista de empaque, conocimiento de embarque, certificado de origen, permisos.
En el envío
Listo para presentar muestra lo que bloquea la presentación (rojo), lo que debe confirmar (ámbar) y lo que no podemos comprobar (gris). Cuando el destino publica su propia lista de documentos, se usa esa lista (178 destinos); cuando no tenemos ninguna, lo indica. Una lista de requisitos añade los permisos, licencias e inspecciones registrados para la ruta.
- 6
Documentos comparados entre sí
En la hoja de cálculo
Revisar a ojo la lista de empaque frente al conocimiento de embarque: pesos, bultos, números de contenedor.
En el envío
Las comprobaciones cruzadas comparan nombres de las partes, número de factura, peso bruto, bultos, contenedores y país de origen en todos los documentos. Los pesos coinciden dentro de un 2 % o 1 kg, y los números de contenedor y de guía aérea se verifican con su dígito de control. Solo son orientativas: nunca bloquean la aprobación.
- 7
Una comprobación de precios en cada línea
En la hoja de cálculo
La sospecha de que un precio unitario parece demasiado bajo.
En el envío
Una línea orientativa de riesgo de valoración compara cada línea de factura con precio por peso con el valor unitario FOB mediano mundial del mismo producto de 6 dígitos (CEPII BACI, 2024) y marca cualquiera que esté por debajo del 25 % de ese valor. Es una regla práctica propia, no una norma aduanera.
- 8
Costes por envío, por divisa
En la hoja de cálculo
Columnas de flete, manipulación, almacenaje, honorarios de agencia y suplidos, sumadas a mano con divisas mezcladas.
En el envío
Registre cada línea de coste con un importe y una divisa. Los totales se muestran por divisa y nunca se convierten. Un error se anula, no se borra, de modo que el registro siga completo, y un extracto imprimible enumera los cargos activos.
- 9
Derechos liquidados y derechos pagados
En la hoja de cálculo
Una columna de "¿pagado?" y una nota sobre quién adelantó qué.
En el envío
Registre lo que aduana liquidó (con el número y la fecha de la notificación) y lo que se pagó (con el recibo, y si lo pagó el importador o el agente de carga). Ve lo liquidado, lo pagado, lo adelantado y lo pendiente por divisa. Lo introduce a partir de sus documentos; no está vinculado a ningún sistema aduanero.
- 10
Consultas aduaneras con fecha de respuesta
En la hoja de cálculo
Un correo marcado en rojo y una nota en una celda: "aduana pidió X, responder antes del viernes".
En el envío
Registre cada consulta, retención o inspección con la oficina aduanera, la referencia y la fecha límite de respuesta, y después su respuesta. Un expediente abierto que supera su fecha aparece como Vencido. Una sola lista muestra todos los expedientes de sus envíos, primero los vencidos.
- 11
Progreso que su cliente puede ver
En la hoja de cálculo
Una columna de estado, fechas de carga, salida y llegada, y un correo semanal de "¿dónde está?".
En el envío
Registre los hitos a medida que se mueve la carga y mantenga el estado actualizado. Comparta con su cliente un enlace de seguimiento de solo lectura: muestra únicamente la referencia, la ruta, el estado y las fechas de los hitos. Los compañeros pueden optar por recibir actualizaciones por correo. Los buques y los vuelos no se siguen de forma automática.
- 12
La reserva del transportista en un solo lugar
En la hoja de cálculo
Naviera, buque, ETD, ETA y plazos de cierre en columnas sueltas.
En el envío
Una reserva por envío: naviera, referencia de reserva, buque o vuelo y viaje, puertos, ETD y ETA, y los plazos de cierre de carga y documentación, mostrados en su propia zona horaria. Lo introduce usted; no se comprueba con la naviera y no hay recordatorios de plazos de cierre.
- 13
Una lista de importadores, con coincidencias automáticas
En la hoja de cálculo
Una pestaña de importadores y números de identificación fiscal, escritos de tres formas distintas.
En el envío
Guarde cada importador una sola vez, con país, número fiscal o de registro y alias. Las facturas se asocian por número de identificación fiscal cuando ambos lo tienen; si no, por nombre o alias más país, y un envío solo acepta facturas cuyo comprador coincida.
- 14
Un registro de cada cambio
En la hoja de cálculo
Una celda sobrescrita, y nadie recuerda quién lo hizo.
En el envío
Una corrección a una cifra declarada conserva el valor anterior, el nuevo valor y su motivo. Una persona aprueba cada declaración, y la reapertura de una factura aprobada queda registrada. El registro de actividad del envío muestra quién hizo qué y cuándo.
- 15
La propia declaración
En la hoja de cálculo
Copiar valores al formulario de cada país y luego traducirlos a su idioma.
En el envío
Un PDF de declaración de importación en el idioma y el formulario del destino, y un PDF de exportación en el suyo, a partir de los datos aprobados, en cualquiera de los 75 idiomas. También se pueden generar la lista de empaque, la instrucción de embarque y un borrador de solicitud de certificado de origen con marca de agua.
Los datos que hay detrás, a día de hoy
Una hoja de cálculo solo está tan actualizada como su último pegado. Estas son las cifras que Customs Declare tiene actualmente.
161
destinos con tipos reales de derechos MFN
109
destinos con un tipo preferencial
23
destinos con tasas de líneas arancelarias nacionales (de 8 a 10 dígitos)
161
destinos con tipos de VAT
178
destinos con una lista de documentos justificativos
183
destinos con normas de importación registradas
75
idiomas de declaración
Qué esperar
- No se pueden subir archivos de hojas de cálculo: no se aceptan .xlsx ni .csv. Las facturas y los documentos justificativos se suben en PDF, JPG o PNG.
- No existe una exportación con un solo clic de su lista de envíos a Excel o CSV. Las declaraciones aprobadas se pueden enviar a QuickBooks Online, NetSuite o a su propio webhook.
- Los cargos, los pagos, los hitos, las reservas y los expedientes aduaneros los introduce usted. Nada está vinculado a un sistema aduanero, a una naviera o a un banco.
- El arancel y el IVA son estimaciones a partir de tasas publicadas: en la línea arancelaria nacional donde la mantenemos, y en la base HS de 6 dígitos en caso contrario. La aduana determina el importe real después de que presente la declaración.
- No se presenta nada por usted. Una persona aprueba cada declaración, y usted la presenta por sí mismo o a través de su agente de aduanas.
Una forma de empezar sin riesgo
- 1.Elija un envío activo y mantenga su fila de la hoja de cálculo junto a él durante la primera semana.
- 2.Cree el envío, o empiece desde la factura, y suba el PDF de la factura.
- 3.Añada la lista de empaque y el conocimiento de embarque o la guía aérea, y después revise el panel Listo para presentar.
- 4.Registre el flete, los costes y los hitos en el envío en lugar de en columnas nuevas, y compárelo con su hoja.
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Basado en datos aduaneros oficiales, citados íntegramente
Las nomenclaturas, aranceles y acuerdos proceden de la OMA, UN Comtrade, Eurostat, la USITC, HMRC y las aduanas de China, India, Emiratos Árabes Unidos, Brasil, Türkiye, Egipto y otras. Citamos cada fuente e indicamos lo que modificamos.
- WCO
- UN Comtrade
- Eurostat
- USITC
- UK HMRC / DBT
- State Council Tariff Commission (CN)
- CBIC (India)
- Dubai Customs
- Siscomex (Brazil)
- Resmî Gazete (Türkiye)
- Egyptian Customs
- ECOWAS
- EAC
- World Bank WITS
- UNCTAD TRAINS
- AfCFTA Secretariat
- Eurasian Economic Commission
- CEPII
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